Inhoud
Wil je een buurtfeest, fuif, fiets- of wandeltocht of een ander evenement organiseren? Dan heb je de toelating nodig van het lokaal bestuur. Samen met de toelating krijg je dan ook de nodige vergunningen voor bv. geluidsafwijking, inname openbaar domein, parkeer- of rijverbod.
Voor welk event doe je aanvraag?
Je doet een evenementenaanvraag als de activiteit plaatsvindt op het openbaar domein of plaatsvindt op privéterrein en publiek toegankelijk is voor minstens 50 personen of specifieke vergunningen vereist (geluidsafwijking, schenken van sterke dranken,...).
Uitzonderingen zijn privéfeesten zoals een tuinfeest, een communiefeest of familiefeest. Deze worden niet als een evenement beschouwd en moeten niet worden aangevraagd.
Dien jouw aanvraag tijdig in via Eaglebe
Dien je aanvraag minstens 6 weken vooraf in. Voor grote events zoals carnaval is dat minstens 3 maanden. Om de aanvragen snel en eenvoudig te kunnen verwerken, vul je het evenementenformulier digitaal in op het platform Eaglebe. Je dossier komt zo onmiddellijk bij de juiste dienst terecht. Je kan de aanvraag zelf online opvolgen.
Registreer je en vul het evenementenformulier stap voor stap nauwkeurig in. Je hoeft dit niet in één keer te doen. Het systeem bewaart je formulier zodat je op een later tijdstip verder kunt werken.
Zorg ervoor dat je dossier volledig is. Plannen, affiches en andere documenten kan je opladen in het digitaal aanvraagformulier. Het formulier is dynamisch, afhankelijk van je antwoorden, moet je meer of minder invullen.
Via mail krijg je bevestiging van je aanvraag. Als er informatie ontbreekt dan krijg je een mailtje met de vraag je dossier te vervolledigen. Zijn er toch problemen, dan contacteren wij je en zoeken we samen naar een oplossing. Van zodra de vergunning is afgeleverd, krijg je ze digitaal doorgestuurd. Lees ze aandachtig en hou ze bij de hand tijdens het evenement.
Je kan zelf de status van je aanvraag opvolgen. Eens de aanvraag goedgekeurd is, kan je je vergunningen downloaden.
Als je een nieuw evenement wil aanvragen, staan al je basisgegevens reeds in het systeem. Weerkerende evenementen kan je kopiëren en aanpassen. Pure tijdwinst.
Meer info
Vraag toestemming voor afwijking geluidsnormen
Indien je meer dan 85 decibel aan elektronisch versterkte muziek produceert, heb je toestemming nodig van het college van burgemeester en schepenen. Sowieso mag er nooit meer dan 100 decibel worden geproduceerd. Bij de toestemming van het college van burgemeester en schepenen wordt rekening gehouden met de locatie waar het evenement doorgaat.
Bij evenementen buiten of in tent mag er nooit meer dan 95 dB(A) (decibel) elektronisch versterkte muziek worden geproduceerd. Bij evenementen waarbij meer dan 95 decibel wordt geproduceerd, moet binnen de 5 dagen de registratie van de geluidsmeting aan de dienst Leefmilieu worden bezorgd.
Vraag inname openbaar domein aan
Is er impact op de openbare weg, wil je een straat afsluiten of wens je een tijdelijk parkeerverbod? Duidt dit dan ook zeker aan op het evenementenformulier. Ook hiervoor is een toelating nodig van het lokaal bestuur.
Breng bewoners tijdig op de hoogte
Met een bewonersbrief breng je als organisator van een evenement de buurtbewoners die hinder kunnen ondervinden (vb. toegankelijkheid, parkeren, geluidshinder,...) vooraf op de hoogte. Bezorg de brief tijdig aan de buurtbewoners die hinder kunnen ondervinden. De inhoud van de brief moet overeenstemmen met de gegevens die je verkreeg in de evenementenvergunning.
In de bewonersbrief vermeld je duidelijk:
het programma van het evenement met data en start- en einduur
verkeersregelingen: parkeerverbod, verkeersvrije straten, omleidingen,...
geluidshinder
contactgegevens van de verantwoordelijke (naam en gsm) die bereikbaar is tijdens het evenement en die kan informeren over het evenement
Stel een veiligheidsdossier op bij grote evenementen
De hulpdiensten en de dienst Preventie en noodplanning van de gemeente maken van elk evenement een risicoanalyse. Als daaruit blijkt dat er extra veiligheidsmaatregelen nodig zijn voor je evenement, zal het gemeentebestuur je vragen om een veiligheidsdossier op te maken en toe te lichten op een coördinatievergadering. Tijdens dat overleg wordt het evenement geëvalueerd en worden in samenspraak met alle betrokkenen eventuele extra maatregelen vastgelegd.
Verkoop van voeding en drank
Bij evenementen is de verkoop van drank en voeding niet zomaar toegestaan. Feitelijke of erkende verenigingen mogen occasioneel verkopen in het kader van een goed doel. Professionele (ambulante) handelaars kunnen eveneens verkopen, op voorwaarde dat zij correct geregistreerd zijn in de KBO, beschikken over een toelating van het FAVV en, bij een foodtruck, over de juiste NACE-code en geldige verzekerings- en keuringsattesten. Wie de verkoop organiseert, is bepalend voor de beoordeling van het evenement en de eventuele toelating door het bestuur.
Verzekeringen van buurtinitiatieven
Organisatoren en medewerkers van buurtinitiatieven zijn verzekerd voor burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen waaraan gemiddeld tien vrijwilligers hun medewerking verlenen. Deelnemers aan de activiteit zijn niet verzekerd voor lichamelijke ongevallen. De Vlaamse Overheid en de Vlaamse Regering bieden een gratis vrijwilligersverzekering aan.
Ontleen materiaal via de Uitleen
Je kan bijkomend materiaal, van audiovisueel tot spel- en feestmateriaal, lenen bij de gemeentelijke uitleendienst. Dit kan enkel via het digitaal aanvraagformulier. Jouw aanvraag voor het gebruik van materiaal kan ten vroegste zes maanden en ten laatste 7 dagen voor de datum van afhaling ingediend worden.
Ontleen herbruikbare bekers via IVM
Vanaf 15 juni 2023 mag je op evenementen geen drank meer schenken in wegwerpbekers. Via IVM kan je eenvoudig herbruikbare bekers ontlenen. De wasdienst is bovendien inbegrepen. Meer info over duurzame evenementen vind je op de website van OVAM