Evenement organiseren

Materiaal ontlenen

Evenementenformulier

Evenementenformulier

Wil je een buurtfeest, fuif, fiets- of wandeltocht of een ander evenement organiseren? Dan heb je de toelating nodig van je lokaal bestuur. Samen met de toelating krijg je dan ook de nodige vergunningen, voor bv. geluidsafwijking, inname openbaar domein, parkeer- en/of rijverbod.

Wat is een evenement?

Een evenement is een activiteit die plaatsvindt op het openbaar domein of plaatsvindt op privéterrein én publiek toegankelijk is voor minstens 50 personen of specifieke vergunningen vereist (geluidsafwijking, schenken van sterke dranken,...).

Uitzonderingen zijn privé-feesten zoals een tuinfeest, een communiefeest of familiefeest. Deze worden niet als een evenement beschouwd en moeten niet aangevraagd worden. 

Hou rekening met volgende aspecten: 

Muziekactiviteiten afwijkingen geluidsnormen

Indien je meer dan 85 decibel aan elektronisch versterkte muziek produceert, heb je toestemming nodig van het college van burgemeester en schepenen. Sowieso mag er nooit meer dan 100 decibel worden geproduceerd. Bij de toestemming van het college van burgemeester en schepenen wordt rekening gehouden met de locatie waar het evenement doorgaat:

• Bij evenementen buiten of in tent mag er nooit meer dan 95 dB(A) (decibel) elektronisch versterkte muziek worden geproduceerd.

• Bij evenementen waarbij meer dan 95 decibel wordt geproduceerd, moet binnen de 5 dagen de registratie van de geluidsmeting aan de dienst milieu en natuur worden bezorgd.

Inname openbaar domein

Is er impact op de openbare weg, wil je een straat afsluiten of wens je een tijdelijk parkeerverbod? Duidt dit dan ook zeker aan op het evenementenformulier. Ook hiervoor is een toelating nodig van het lokaal bestuur.

Hoe aanvragen?

Om de aanvragen snel en eenvoudig te kunnen verwerken, vul je het evenementenformulier digitaal in. Je dossier komt zo onmiddellijk bij de juiste dienst terecht, je kan het zelf online opvolgen.

Een activiteit of evenement in het Cultuurhuis Merelbeke kan je online aanvragen.

Eerste aanvraag via het online platform?

• Registreer je en vul het document, stap voor stap, nauwkeurig in. Je hoeft dit niet in één keer te doen. Het systeem bewaart je formulier zodat je op een later tijdstip verder kunt werken.

• Zorg ervoor dat je dossier volledig is. Plannen, affiches en andere documenten kan je opladen in het digitaal aanvraagformulier.  Het formulier is dynamisch, afhankelijk van je antwoorden, moet je meer of minder invullen.

• Via mail krijg je bevestiging van je aanvraag. Als er informatie ontbreekt dan krijg je een mailtje met de vraag je dossier te vervolledigen.  Zijn er toch problemen, dan contacteren wij je en zoeken we samen naar een oplossing.  Van zodra de vergunning is afgeleverd, krijg je ze digitaal doorgestuurd. Lees ze aandachtig en hou ze bij de hand tijdens het evenement.

Opvolging van je dossier

Meld je aan via de link naar het evenementenformulier en volg de status van je aanvraag. Eens de aanvraag goedgekeurd is, kan je je vergunningen downloaden.

En nog een keer!

Als je een nieuw evenement wil aanvragen, staan al je basisgegevens reeds in het systeem. Weerkerende evenementen kan je kopiëren en aanpassen. Pure tijdwinst.

Bewonersbrief

Met een bewonersbrief breng je als organisator van een evenement de buurtbewoners die hinder kunnen ondervinden (vb. toegankelijkheid, parkeren, geluidshinder,...) vooraf op de hoogte.

In de bewonersbrief vermeld je duidelijk:

• het programma van het evenement met data en start- en einduur

• verkeersregelingen: parkeerverbod, verkeersvrije straten, omleidingen,...

• geluidshinder

• contactgegevens van de verantwoordelijke (naam en gsm) die bereikbaar is tijdens het evenement en die kan informeren over het evenement

Bezorg de brief tijdig aan de buurtbewoners die hinder kunnen ondervinden. De inhoud van de brief moet overeenstemmen met de gegevens die je verkreeg in de evenementenvergunning.

Veiligheid

Veiligheidsdossier voor grote evenementen met meer dan 700 bezoekers. 

De hulpdiensten en de dienst Preventie en noodplanning van de gemeente maken van elk evenement een risicoanalyse. Als daaruit blijkt dat er extra veiligheidsmaatregelen nodig zijn voor je evenement, zal het gemeentebestuur je vragen om een veiligheidsdossier op te maken en toe te lichten op een coördinatievergadering.

Tijdens dat overleg wordt het evenement geëvalueerd en worden in samenspraak met alle betrokkenen eventuele extra maatregelen vastgelegd.

Extra ondersteuning

Indien nodig kan je ook materiaal lenen of een zaal huren. Vraag dit tijdig aan! Heb je hierover nog vragen, contacteer dan de dienst evenementen. We helpen je graag verder.

Uitleendienst

Organiseer je een socioculturele activiteit, zoals een buurtfeest (en dus geen privéactiviteit), dan kan je tegen een bescheiden huurprijs bijkomend materiaal (van audiovisueel tot spel- en feestmateriaal) lenen bij de gemeentelijke uitleendienst. Dit kan enkel via het digitaal aanvraagformulier. Jouw aanvraag voor het gebruik van materiaal kan ten vroegste 6 maanden en ten laatste 7 dagen voor de datum van afhaling ingediend worden.

Heb je nog vragen over het uitlenen van materiaal? Contacteer de uitleen.  

Zaalverhuur

Je kan ook een zaal huren aangeboden door de gemeente in haar infrastructuur. Hou er wel rekening mee dat een aantal locaties niet verhuurd worden voor privéfeesten.