Organiseer je een evenement met meer dan 700 bezoekers in Merelbeke-Melle? Dan is een goede voorbereiding essentieel. Veiligheid is een gedeelde verantwoordelijkheid tussen organisator, gemeente, hulpdiensten en politie. Samen zorgen we voor veilige en goed georganiseerde evenementen in Merelbeke-Melle.
Heb je vragen over je aanvraag of veiligheidsdossier? Neem tijdig contact op met de gemeentelijke dienst Preventie en Noodplanning.
De hulpdiensten en de dienst Preventie en Noodplanning van de gemeente maken voor elk evenement een risicoanalyse. Blijkt daaruit dat bijkomende veiligheidsmaatregelen nodig zijn, dan vraagt het gemeentebestuur om een veiligheidsdossier op te maken.
Je licht dit dossier toe tijdens een coördinatievergadering. Tijdens dat overleg wordt het evenement grondig geëvalueerd en worden in overleg met alle betrokken partijen de nodige maatregelen vastgelegd. Indien nodig volgt een veiligheidsrondgang op locatie met politie en brandweer.
Dien je aanvraag volledig en tijdig in
Een volledige aanvraag voorkomt problemen achteraf.
Aanvragen verlopen via Eaglebe.
Dien je aanvraag minstens 6 weken vooraf in.
Bezorg alle gevraagde informatie zo volledig mogelijk.
Voeg een duidelijk inplantingsplan toe.
Lever eventuele routes aan in .gpx-formaat.
Security tijdens het event
Als organisator speel je een cruciale rol in de orde en veiligheid van je evenement. Afhankelijk van het risico kan je werken met interne security, externe security of fuifcoaches. De juiste keuze hangt af van de aard en het risicoprofiel van je evenement.
Interne security (eigen medewerkers) is alleen toegestaan wanneer aan alle onderstaande voorwaarden voldaan is:
De vereniging is een feitelijke vereniging of vzw.
De vereniging heeft geen winstoogmerk.
Ze organiseert meer dan enkel dit evenement.
De securityleden hebben een duidelijke band met de vereniging.
Ze werken onbezoldigd.
Inzet is beperkt tot maximaal vier keer per jaar.
De betrokken personen worden gescreend aan de hand van een bewakingslijst.
Er is toestemming van de burgemeester.
Controle door de FOD Binnenlandse Zaken is mogelijk.
Interne medewerkers mogen onder meer:
Toegangsbewijzen controleren
Bagage visueel controleren
Toegang tot bepaalde zones weigeren
Toezicht houden op parking en fietsstalling
Verkeer begeleiden bij in- en uitrijden
Nooduitgangen vrijhouden
Publieksstromen begeleiden
Gedrag van bezoekers observeren
Een erkende bewakingsfirma heeft ruimere bevoegdheden binnen het wettelijk kader. Externe security mogen onder meer:
Toegangscontrole doen
Toezicht op bezoekers
Visuele controle van tassen en rugzakken
Bezoekers vragen hun jas te openen
Fouilleren, maar enkel met toestemming en door iemand van hetzelfde geslacht
Toezicht houden
Gedrag observeren
Escalaties helpen voorkomen
Tussenkomen om de rust te herstellen
Toegang weigeren
Personen de toegang ontzeggen
Personen vragen het evenement te verlaten indien nodig
Wat mag externe security NIET doen?
Geen geweld of dwang gebruiken
Geen politionele bevoegdheden uitoefenen
Geen fouilles uitvoeren zonder toestemming
Bij ernstige problemen moet steeds de politie worden verwittigd via 101.
Fuifcoaches hebben geen securityfunctie, maar kunnen ondersteunen bij
Ticketcontrole
Stempelen van bezoekers
Hulp bij drank- en eetbediening
Logistieke taken
Ondersteuning bij muziek en organisatie
De organisator blijft altijd eindverantwoordelijke
De bevoegdheden verschillen naargelang de locatie van je evenement. Bij twijfel stem je steeds af met de gemeente of politiezone. Binnen in een zaal of tent alsook buiten op privéterrein is de organisator bevoegd. Op het openbaar domein of de openbare weg is de politie bevoegd.
Als organisator zorg je voor een veilige organisatie van je evenement. Je maakt duidelijke afspraken met security en medewerkers, voorziet de nodige preventiemaatregelen en werkt nauw samen met politie en gemeente. Indien nodig grijp je in en verwittig je de hulpdiensten.
Preventie: een goede voorbereiding voorkomt problemen
Een degelijke voorbereiding vermindert de kans op incidenten. Een degelijke voorbereiding vermindert de kans op incidenten aanzienlijk. Informeer daarom de buurt tijdig over het evenement en voorzie een duidelijk contactnummer van de organisatie. Brief alle medewerkers grondig over hun specifieke taken en verantwoordelijkheden. Maak heldere afspraken over het einduur en het geluidsniveau en organiseer, indien nodig, een coördinatievergadering met alle betrokken partners.
Geluidsbeheer is een gedeelde verantwoordelijkheid tussen organisator, dj en uitbater.
Tijdens het evenement
Gebruik een dB-meter.
Hou een logboek bij.
Respecteer de afgesproken geluidslimieten.
Om overlast te beperken
Laat deuren niet onnodig open.
Voorzie een afgebakend buitenterras voor rokers.
Vermijd dat bezoekers blijven rondhangen op straat.
Respecteer het afgesproken einduur.
Een gefaseerde afsluiting zorgt voor een rustig einde.
1 uur voor einde: geluidsniveau verlagen (bijvoorbeeld van 95 dB naar 85 dB).
30 minuten voor einde: stop verkoop van drankbonnen en kondig de laatste ronde aan.
15 minuten voor einde: bar sluit.
Einde evenement: muziek uit, lichten aan, bezoekers vertrekken.
De regels zijn strikt:
Jonger dan 16 jaar: geen alcohol.
16 tot 18 jaar: bier en wijn toegelaten, geen sterke drank.
Vanaf 18 jaar: sterke drank toegelaten, indien goedgekeurd door de gemeente.
Gegiste dranken
Bier
Wijn
Tussenproducten zoals porto of martini
Sterke drank
Gedistilleerde dranken zoals wodka, gin of jenever
Alcoholpercentage van 22% of meer
Ook mixdranken met sterke drank blijven sterke drank
Het alcoholpercentage (vol%) is het aantal milliliter pure alcohol per 100 milliliter drank.
Een goed parkeerplan voorkomt overlast in de buurt.
Maak vooraf een realistische inschatting van de opkomst.
Voorzie parkeermogelijkheden voor auto én fiets.
Communiceer duidelijk waar bezoekers kunnen parkeren.
Parkeerverbod nodig? Vraag dit tijdig aan via Eaglebe.
